כולנו מכירים את הסיטואציה: פרויקט בעבודה שנראה "פשוט", שיפוץ קטן בבית או אפילו כתיבת חבורה תורנית או סיכום לקורס שלקחנו - תמיד נדמה לנו שזה ייקח פחות זמן ויעלה פחות כסף ממה שבסוף מתברר. הפסיכולוגים דניאל כהנמן ועמוס טברסקי כינו את זה כבר בשנות ה־70 בשם "כשל התכנון". מאז, מחקרים רבים הראו שזו הטיה עקבית ורחבה, שמאפיינת לא רק אנשים פרטיים אלא גם חברות ענק וממשלות.
מהו כשל התכנון?
כשל התכנון (Planning Fallacy) הוא הנטייה שלנו להעריך באופן לא ריאלי את משך הזמן או המשאבים הדרושים להשלמת משימה. בניגוד לאופטימיות בריאה, כאן מדובר בהטיה שיטתית: גם כשיש לנו ניסיון קודם, אנחנו מתעלמים ממנו ונוטים "להאמין שהפעם זה יהיה אחרת".
כהנמן וטברסקי (1979) הראו במחקריהם שסטודנטים נוטים להעריך כי יכתבו עבודה סמינריונית בתוך חודש, אך בפועל רובם חרגו בחודשים רבים - גם כאשר הם עצמם התבקשו להתייחס לניסיון קודם.
דוגמאות היסטוריות ויומיומיות
- פרויקטים לאומיים: בניית בית האופרה בסידני תוכננה להימשך 4 שנים ולעלות 7 מיליון דולר. בפועל, היא ארכה 14 שנים ועלתה מעל 100 מיליון דולר.
- עולם ההייטק: תוכנות וסטארט-אפים רבים סובלים מדחיות אינסופיות - אפילו חברות כמו מיקרוסופט או טסלה ידועות בחריגות לוחות זמנים.
- חיי היומיום: גם אנשים פרטיים נכשלים בזה - מעבודות דוקטורט ועד תיקוני בית קטנים. תמיד נדמה לנו ש"הפעם זה ייקח רק שעה". איך אמר אותו הבעל לאישתו? "אמרתי שאתקן את הארון, לא צריך לנדנד לי על זה כל שישה חודשים".
למה זה קורה
כשל התכנון נובע ממספר גורמים פסיכולוגיים עמוקים. ראשית, אנחנו נוטים להתמקד במשימה הספציפית שעומדת לפנינו במקום להישען על הממוצע ההיסטורי של משימות דומות, מה שיוצר תחושת ביטחון שווא - אנו בטוחים תמיד שהפעם זה יתנהל אחרת. לכך מצטרפת אופטימיות יתר - הרצון להאמין שנצליח "לעבוד חכם ומהר" ולהתעלות על מגבלות המציאות - "קטן עלי לסיים את העבודה בכמה דקות".
פעמים רבות מתווספת גם הטיה עצמית: החשש להיתפס כפסימיים מדי מול מנהלים, משקיעים או בני משפחה גורם לנו לנקוב בהערכות קצרות מדי. לבסוף, ישנה נטייה להתעלם מאירועים חיצוניים בלתי צפויים - מתקלות טכניות ועד עיכובים ומשימות מתחרות - שבפועל מתרחשים כמעט בכל פרויקט ומערערים את ההערכות הראשוניות.
מה המחקר מציע כדי להתמודד עם כשל התכנון?
- גישה חיצונית (Outside View): במקום לחשוב רק על המשימה הנוכחית, הסתכלו על נתונים היסטוריים. אם רוב הפרויקטים מהסוג הזה נמשכים יותר מחודש - גם אם אתם בטוחים שתסיימו בשלושה שבועות, כנראה שזה ייקח יותר.
- חלוקת משימות לתת-שלבים: פרקו את המשימה לשלבים קטנים והעריכו זמן לכל שלב. זה מקטין את "הערכה הגלובלית" האופטימית מדי. וכמו שאמרו חז"ל "תפסת מרובה - לא תפסת".
- הוספת מרווח ביטחון: כלל אצבע: הוסיפו לפחות 25%-50% לזמן ולהוצאות שהערכתם, סיימתם מוקדם יותר? הרווח כולו שלכם, תתפסו כיעילים וחרוצים.
- בדקו הערכות עם אחרים: הערכה משותפת עם קולגות או מומחים חיצוניים נוטה להיות מציאותית יותר. הם רואים את הסיטואציה ממבט מבחוץ.
- תעדו ניסיון עבר: רישומו כמה זמן באמת לקח לכם בעבר, זה יסייע "לנטרל" את הזיכרון הסלקטיבי - אחרי הכל, אם זה כתוב אי אפשר להתכחש לזה.
המסקנה היא - כשל התכנון הוא לא רק בעיה אישית – הוא בעיה מערכתית. ממשלות, חברות ואנשים פרטיים נופלים בה שוב ושוב. ההבנה שמדובר בהטיה פסיכולוגית עמוקה היא הצעד הראשון. הכלים שהמחקר מציע יכולים לעזור לנו להיות ריאליים יותר, לחסוך זמן, כסף ותסכול, ולהפוך את ניהול המשימות שלנו לאפקטיבי יותר - כך שנגיע למועד שאנו מעוניינים בו רגועים ומרוצים, והכי חשוב - בזמן.
מקורות
Kahneman, D., & Tversky, A. (1979). Intuitive prediction: Biases and corrective procedures. TIMS Studies in Management Science, 12, 313–327.
Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the "Planning Fallacy": Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381.
Flyvbjerg, B. (2009). Survival of the unfittest: why the worst infrastructure gets built – and what we can do about it. Oxford Review of Economic Policy, 25(3), 344–367.
0 תגובות